مفهوم العلاقات العامة

مفهوم العلاقات العامة

 لا يوجد تعرف محدد شامل للعلاقات العامة وذلك نظراً لتعدد مجالات نشاط العلاقات العامة

ويمكن أن نلقي الضوء على بعض التعريفات التي تناولت العلاقات العامة على النحو التالي:

1-  العلاقات العامة هي وظيفة الإدارة التي تقوم بتقويم اتجاهات الجمهور وربط  سياسات المنظمة مع الصالح العام وتنفيذ البرامج التي تكسب ثقة وتأييد الجمهور.

2-  العلاقات العامة هي ذلك النشاط الذى تقوم به الإدارة للحصول على ثقة الجمهور بتعريفه سياستها عن طريق شرح المعلومات المتعلقة بها بوسائل الاتصال المناسبة.

3-  العلاقات العامة هي وظيفة الإدارة المستمرة والمخططة التي تسعى بها المنظمة إلى كسب تفاهم وتعاطف وتأثير الجماهير التي تهمها والحفاظ على استمرار هذا التفاهم والعاطف والتأثير الإيجابي وذلك من خلال قياس اتجاهات الرأي العام لضمان توافقه مع سياسات المنظمة وأنشطتها. لتحقق المزيد من التعاون الخلاق والأداء الفعال للمصالح المشتركة باستخدام الإعلان الشامل المخطط.

وإذا كانت هذه التعريفات تمثل التأصيل العلمي لمفهوم العلاقات العامة فإن جانباً آخر لا يقل أهمية عن الناحية العلمية وهو الجانب الفني في العلاقات العامة ويمثل المهارة الشخصية للقائمين بنشاط العلاقات العامة في ممارسة عملهم بكفاءة أكبر من غيرهم. إذ أن الفن يعتمد أساسا على المواهب والاستعدادات الشخصية.

ومن ثم فإنه يمكن القول بأن العلاقات العامة تجمع بين العلم والفن فهناك القواعد العملية التي تطبق في مجال العلاقات العامة والتي يجب صقلها باستمرار باتباع الأسلوب العلمي في البحث والدراسة والتفكير.

و مصطلح العلاقات العامة (ع ع )  ويعني (Public Relations(P R اي الروابط و الصلات بالجمهور فالعلاقات تشمل مجموعه من الرسائل المنطوقة و غير المنطوقة عبر اساليب  و وسائل و طرق و صلات شخصية او جماهيرية تبعث لجمهور عام و خاص و متخصص و غير  داخلي و خارجي كبير و صغير متعلم و غير متعلم اغنياء و فقراء شركاء او اعداء  لتعزيز التفاهم و الثقة لتحقيق المصالح المشتركة بالإقناع من خلال خطط منظمة و مستمرة

و لتحقيق ذلك نعتمد على مداخل العلاقات العامة و هي :

1-   المدخل الاداري

2-    المدخل التسويقي

3-   المدخل الاتصالي

4-   المدخل الاجتماعي الاخلاقي  

العوامل التي خلقت الحاجة إلى العلاقات العامة:

1-  ظهور الأنظمة الديمقراطية الحديثة خلقت الاهتمام بتحليل ودراسة الرأي العام كقوة مؤثرة للتعرف على الآراء في القضايا والمشكلات.

2-  تنوع أنماط المستهلكين وتعقد علاقات العمل بين العامل ورب العمل اقتضى العمل على كسب تأثير الجماهير.

3-  تطوير وسائل الاتصال الجماهيري ساهم في تقريب المسافات بين بقاع العالم حتى أصبح العالم بمثابة قرية إعلامية، مما جذب العلاقات العامة إلى أن تساهم في الحرص على كسب تأييد الرأي العام.

4- نمو الجماعات المهنية والتنظيمات ساعد على تصحيح اتجاهات الرأي العام وأصبح قوة يعتد بها.

أسس العلاقات العامة الجيدة:

1- عدم تعارض أهداف العلاقات العامة مع أهداف المجتمع والمنظمة ومصالح عملاء المنظمة أيضا.

2-  مراعاة الدقة والصدق في الأداء وعدم إخفاء الحقائق عن الجمهور.

3-  الاحتفاظ بأسرار العملاء السابقين والحالتين.

4-تأييد كل الجهود التي تستهدف رفع المستوى العلمى والفنى للعاملين فى مجال العلاقات العامة.

وظائف وأهداف وأهمية العلاقات العامة

أ‌-  أهمية العلاقات العامة:

تظهر أهمية العلاقات العامة في إحساس المنشأة بأهمية الاتصال الفعال الذى يجب أن تقوم به المنشأة مع كافة الهيئات والجماهير ذات الصلة بالنشاط الذي تقوم به اهتمت بوضع العلاقات العامة كوظيفة أساسية للمنشأة (الانتاج – التسويق – التمويل – الأفراد – العلاقات العامة).

ب- أهداف العلاقات العامة:

1- إيجاد التفاهم المتبادل بين المنظمة والمنظمات الأخرى في المجتمع وأفراده تحقيقاً للصالح العام.

2- تعريف الجمهور بالمنظمة وبالخدمة أو السلعة التي تنتجها.

3- شرح سياسة المنظمة أي الجمهور بهدف قبولها والاقتناع بها.

4-  التأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر عن المنظمة للجمهور صحيحة وسليمة.

5- حماية المنظمة من هجوم قد يقع عليها نتيجة نشر أخبار كاذبة للجمهور عنها.

6- تهيئة جو صالح بين المنظمة والأفراد المتعاملين معها من الجمهور وبين العاملين بها بعضهم البعض.

7- تشجيع الاتصال بين المستويات الإدارية العليا والمستويات الإدارية التنفيذية وبالعكس.

8- التنسيق بين الإدارات المختلفة لتحقيق الانسجام في الأداء فيما بينهما.

بالمختصر الاهداف هي كل  المخططات  و البحوث التي تحقق للمؤسسات و الجمهور منافع مشتركة

ج- وظائف العلاقات العامة:

1- تقويم الاتجاهات وقياس الرأي العام.

2- تحديد ورسم سياسات المنظمة بما يتفق مع مصلحة الجمهور.

3-  تنفيذ البرامج التي تهدف إلى كسب رضاء الجمهور.

4-الحرص على تقديم الأعمال التي تحظى باحترام وثقة الجمهور

5- تحقيق المزيد من التعاون الخلاق والأداء الفعال باستخدام الإعلام المخطط.

6-  المشاركة في حل مشكلات المجتمع والبيئة المحيطة بالمنظمة.

7- المساهمة في تحقيق التنمية الاقتصادية والاجتماعية.

8-علاج مشكلات الإدارة والعمل على مواجهة التحديات التي تشكل عقبة في سبيل التنمية الإدارية وذلك على النحو التالي:

- إبراز مظاهر القصور في القوانين واللوائح التي تعجز عن توفير المرونة لمواجهة الظروف المتغيرة والمتطورة.

- تشجيع الحلول الذاتية والمبادرات التي يقدمها بعض الإداريين للتغلب على المشكلات.

- تشجيع اللامركزية في الإدارة وتدعيم الإدارة المحلية للتخفيف من القيود المركزية في الإدارة.

- تنشيط المناقشات الموضوعية الهادفة إلى تطوير الجهاز الإداري وإعادة توزيع القوى العاملة بما يتفق مع مصلحة العمل.

- تبني إدارة العلاقات العامة بالتنسيق مع أجهزة التدريب للبرامج التدريبية الرامية إلى رفع كفاءة الأداء لجميع المستويات الإدارية في المنظمة وتنمية مهارات رجال الإدارة في مجال العلاقات العامة والعلاقات الإنسانية مما يؤدى إلى تدعيم الشعور بالانتماء والإحساس بالولاء للمنظمة.

وعلى أساس هذا الولاء فإن وظيفة العلاقات العامة تتميز بخصائص أساسية وهي:

العلاقات العامة وظيفة إدارية أساسية من وظائف المنظمة.

لا تقل أهمية العلاقات العامة عن غيرها من وظائف المنظمة (الإنتاج – التمويل – الأفراد- التسويق)

تعمل العلاقات العامة باتساق وتكامل مع بقية وظائف المنظمة – لتحقيق أهدافها.

العلاقات العامة وظيفة من وظائف الإدارة العليا في المنشأة.

العلاقات العامة تعتمد على قاعدة أساسية في ممارستها هي الاهتمام. أولاً: بالجمهور الداخلي  ثانياً: بالجمهور الخارجي.

العلاقات العامة تبدأ من داخل المنظمة ونجاحها في الخارج هو نتاج نجاحها في الداخل.

علم التسيير

علم التسيير

أنه مجموعة من الميكانيزمات أو الآليات التي يتمّ إنتاجها لتحديد مسار منظمة ما بما يخدم أهدافها، كما عُرّف بأنّه عبارة عن طريقة عقلانية من أجل التنسيق ما بين الموارد البشرية والمالية و المادية، بغرض تحقيق الأهداف المرسومة، و تتمّ هذه الطريقة حسب التخطيط، والتنظيم، والإدارة، و الرقابة للعمليات . أما الموسوعة الاجتماعية فكان تعريفها لعلم التسيير بأنه العملية التي من خلالها يتم تنفيذ غرض معين والإشراف عليه، كما يُعرّف بأنه عملية التخطيط، والتنظيم، واتخاذ القرار، والتحفيز، والقيادة، والرقابة التي تمارس بهدف حصول المنظمة على الموارد البشرية والمعلوماتية والمالية، ثم مزجها و توحيدها، ثم تحويها لمخرجات بكفاءة، وفعالية لتحقيق الأهداف والتكيّف مع البيئة

وعرّفه العالم تايلور بأنه العلم المبني على القواعد، والقوانين، والأصول العلميّة والتي تكون قابلة للتطبيق على مختلف النشاطات الإنسانيّة .

مبادئ التسيير العامة

التخطيط : وهو التنبؤ بالمستقبل والإعداد له واتخاذ الإجراءات المناسبة لمواجهته، كما أنّه عملية لتسيير الحقائق التي يتضمّنها موقف معيّن، وتحديد العمل الذي يتخذ بناءً على هذه الحقائق، بالإضافة لتفصيل الخطوات التي تتبع في إطار المهام الموكلة لمنظمة معيّنة لتحقيق أهدافها بشكل فعّال.

التنظيم : هو عبارة عن عملية تحديد وتجميع الأعمال التي ينبغي أداؤها، بالإضافة لتحديد والتفويض وإقامة العلاقات بهدف تمكين العاملين من العمل بأكبر فاعلية لتحقيق أهداف المنظمة . التنسيق : هو الجانب المشرف للتنظيم الجيد وهو ما جعل بعض الإداريين يصعب عليهم التفريق بين التنظيم و التنسيق، لما لهما من أهمية موحدة، لذلك فالتنسيق هو عبارة عن العملية التي من خلالها يستطيع المدير، أو المسؤول وضع ترتيب ينظّم الجهود الجماعيّة لمرؤوسيه وضمان وحدة العمل في سبيل تحقيق الأهداف المشتركة .

 القيادة: تعتمد فعالية القيادة على مدى كفاءة الأجهزة الإداريّة؛ حيث إنّ دور القيادة لا يقتصر على إصدار الأوامر، و التأكّد من قيام المنظمة بواجبها في حدود القانون فقط ، بل يمتدّ دورها إلى الأشخاص العاملين في المنظمة، فيجب أن تكون لديهم قناعة بحبّ العمل وروح التعاون بالعمل الجماعيّ من خلال غرسها بنفوسهم.

خصائص علم التسيير

يُعتبر التسيير نشاطاً إنسانيّاً يتميّز بالشمول والترابط . يُعدّ كالحلقة الدائريّة التي تبدأ بوضع الأهداف أيّ التخطيط وتنتهي بالرقابة. يُعتبر بمثابة جهاز المؤسسة، وبالتالي عملية منتجة يتم من خلالها الحصول على الخدمات والسلع. يختص بالعنصر الإنسانيّ أو الأفراد في العمل. يظهر مع وجود العمل الجماعيّ. يعتبر علماً كونه يستخدم الأسلوب العلميّ في معالجة المسائل. يعدّ فنّاً كونه يتطلّب التقدير والمحاكمة الشخصيّة.

اهمية التقارير في العلاقات العامة

أهمية التقارير في العلاقات العامة 

نعرض من خلالها الافكار والمقترحات للإدارة العليا  نقدم ايضا من خلالها نتائج الاعمال التنفيذية التي تقوم بها الادارة .التقارير جزء لا يتجزأ من استمرار العمل الإداري

أنواع التقارير

التقرير الروتيني : تقرير قصير يتضمن عدد محدد من الكلمات له فورمه معدة من قبل يكتب بشكل منتظم في اوقات محددة سلفا

التقرير الوصفي  : متوسط الطول يقدم وصفا تفصيليا لإجراء ما أو نشاط معين يتم ترتيب المحتوى فيه وفقا للمراحل الزمنية أو التنفيذية للموضوع ويقدم للقارئ إجابات حول الحدث وهي لماذا ؟ اين ؟ من؟ كيف ؟ لماذا ؟

التقرير التفسيري : تقرير طويل مكون من عدة صفحات يقدم توضيحا وتفسيرا للحقائق والارقام والمفاهيم يراعي في كتابته الاتي:  

أ- كتابة الحقائق والاستنتاجات والاستدلالات  ب- يستخدم الزمن الماضي في الكتابة

مثال: حقق العاملون بالشركة تفاعل كبير مع النظام الإداري الجديد

ج – تكتب الملاحظات والتوصيات والمقترحات في الزمن المضارع

مثال : تؤكد الرسوم البيانية في الشكل رقم …. الحاجة الي …..

التقرير الاقناعي : يستخدم عند تقديم اقتراح او استشارة للرؤساء ويتطلب في كتابته مراعاة القواعد الاتية

أ‌-       عرض الحقائق موثقة

ب‌-  - تحليل المعلومات

ت‌-  - تأكيد الحقائق من مصادر متعددة موثوق فيها

ث‌-   التعليق علي الحقائق من مقدم الاقتراح مع الاستناد الي امثلة ونماذج تدعم رأيك

خطوات إعداد وكتابة التقارير

 تحضير مضمون التقرير علي ثلاث مراحل

المرحلة الاولي : جمع الحقائق والمعلومات من مصادرها المختلفة

المرحلة الثانية: تنظيم الحقائق والمعلومات

المرحلة الثالثة : تفسير الحقائق

 إعداد شكل التقرير ويتكون من الاتي

صفحة العنوان :وتتضمن (عنوان التقرير -اسم مقدم التقرير – القسم التابع له – تاريخ التقديم )

خطاب التقديم: يشكل مدخل النص المكتوب ويجهز القارئ للتعامل مع الموضوع   (Covering letter)

 قائمة المحتويات: تقدم ملخصا مجدولا لمحتويات التقرير

مقدمة التقرير : تتضمن عرض اسباب تقديم التقرير و أهميته وما العمل الذى تم ؟ وما هيه مراحل تنفيذه ؟

نص التقرير : تعرض فيه الحيثيات ويمثل الجزء الاكبر من التقرير ويتطلب جودة في الصياغة وعرض الموضوع في شكل عناصر رئيسية وفرعية

الاستنتاجات : ليست مجرد نهاية للتقرير ولكنها ملخص يوضح نتائج دراسة أي موضوع  وتمثل اجابات لكل التساؤلات التي تظهر في بداية التقرير

التوصيات : تبين كيفية استخدام الاستنتاجات ويجب ان تتسم بالواقعية والقابلية للتنفيذ

التذيلات  او الهوامش : هي جزء مكمل للتقرير يلي النص ويضم المصادر والمواد المرجعية من وثائق رسمية وقوائم مستخدمة والاحصائيات التفصيلية واستمارات الاستقصاء ان وجد

        

فن الكتابة للعلاقات العامة

فن الكتابة للعلاقات العامة

تعتبر الكتابة للعلاقات العامة فن من فنون التحريرية لها قواعدها و اساليبها التي تختلف فيها عن الكتابة لبقية وسائل الاتصال الاخرى لأنها تعتمد وسيلة معينة و جمهور خاص

خصائص الكتابة للعلاقات العامة :

هناك مجموعة من الخصائص التي يجب ملاحظتها و الاخذ بها عند الكتابة للعلاقات العامة منها:

1.    يجب ان تكون الجمل واضحة و مختصرة و يفضل ان تكون من 15-17 كلمة

2.    ان تكون الفقرات موجزة لا تتجاوز الفقرة من 6-8 اسطر و تحتوي على فكرة واحدة

3.    يراعى ان تكون الكلمات واضحة و بسيطة و مألوفة

4.    مخاطبة القارئ بضمير مفرد و الاستشهاد بأمثلة معروفة

5.     يلفت انتباه المتلقي باستخدام الاسماء و الالقاب و الضمائر

6.    الاعتماد على اسلوب السهل الممتنع في الكتابة لكي يتناسب مع مختلف فئات المتلقين

7.    شرح و توضيح المصطلحات الفنية و العلمية و تفسيرها

8.    استخدام الاسترسال للتشويق و القضاء على الملل

9.    يمكن استخدام الاعادة و التكرار عند صياغة الجمل ولكن بدقة لتوضيح الهدف

10.                    تجنب استخدام الكلمات الغير واضحة او غير ضرورية و جمل لا معنى لها

11.                    تجنب استخدام الكلمات العامية او الاجنبية الغير مألوفة

12.                    تجنب الاخطاء النحوية

13.                    عند تعزير الرسالة بالأدلة و الامثلة و الاحصاءات يجب الاستعانة بخبراء و خاصة في مجال الاحصاء

14.                    تجنب استخدام الكلمات التي لها اكثر من معنى

15.                    استخدام الاسلوب المباشر و تجنب الاسلوب الانشائي

16.                    وضع النقاط المهمة في نهاية الجملة او الفقرة كي يمكن ادراكها و استيعابها و نبدأ من الاقل اهمية فالمهم فالأكثر اهمية

17.                    استعمال قالب معين في ترتيب الافكار عند التحرير كأن يكون قالب الهرم المقلوب و يبدأ بالأكثر اهمية ثم المهم و بعدها الاقل اهمية او قالب الهرم المعتدل ويكون سردي و بالتدريج اي عكس الهرم المقلوب

18.                    استخدام الاسلوب العملي في الكتابة وذلك بالابتعاد عن  اسلوب التعميم و الانفعال و الاختصارات

فنون الكتابة للعلاقات العامة

هنالك الكثير من الفنون التحريرية و التي تستخدم في الكتابة للعلاقات العامة بعضها حديث و الاخر قديم وذلك متعلق بالتطور التكنلوجي و اساليب الكتابة المتنوعة في اغلب وسائل الاتصال نذكر منها:

1.    كتابة الرسائل : تعد كتابة الرسائل في العلاقات العامة عنصرا مهما في عملية التواصل و كسب الجمهور كونها من اسهل و اشهر الوسائل في تبادل المعلومات و تمثل وثائق تحفظ تاريخ المؤسسة ناهيك عن كونها تمهد للتواصل مع الوسائل الاتصالية الاخرى و تمنح المتلقي فرصة للتدقيق و التمعن و التفكير في موضوع الرسالة

العناصر الشكلية و الموضوعية في كتابة الرسائل للعلاقات العامة

اولا العناصر الشكلية :

·        المتلقي  او المرسل الية– اسم المرسل اليه -عنوان الرسالة -رقم الفاكس - رمز البريد الالكتروني

·        المرسل او الجهة المرسل منها الرسالة –شعار المرسل - الاسم -اسم الادارة

·        الرسالة و بياناتها - تاريخ الرسالة اسم المسؤول عن ارسال الرسالة -رقم صدور الرسالة

ثانيا العناصر الموضوعية : و تتمثل في

·        المقدمة التي تحتوي على التحية و التعبير عن الاحترام

·        موضوع الرسالة او جسم الموضوع و يحتوي على تمهيد او مدخل و من ثم تفاصيل الموضوع المطلوب و ذلك من خلال تقسيم الموضوع الى فقرات بصورة منطقية بدقة لغوية واضحة

·        خاتمة الرسالة و اغلبها تحتوي على عبارات الشكر و التقدير

2.    الكتابة للبريد الالكتروني: يعتبر البريد الالكتروني واحد من السبل التي يستخدم فيها الافراد شبكة الانترنيت . و البريد الالكتروني عبارة عن طريقة للتواصل بين الافراد الكترونيا و ذلك من خلال ارسال الرسائل المكتوبة او المصورة او الاثنين معا كالفيديو او الاعلان او الافلام الوثائقية القصيرة و تعد وجه من اوجه التواصل الاجتماعي . وهنا يتطلب ان يكون عند المرسل و المستقبل عنوان بريد الكتروني و قد اصبح التواصل عبر البريد الالكتروني من اهم طرق التواصل بين المؤسسات و المتعاملين معها

اسلوب الكتابة للبريد الالكتروني :

·        استخدام الاسلوب المباشر في المخاطبة

·        مراعاة ان يكون النص سهل القراءة

·        استخدام الكلمات البسيطة و الفقرات الموجزة

·        كتابة اسم المؤسسة و عنوانها وبريدها و شعارها و رقم تليفونها وكل ما يتعلق بها للدلالة عليها

·        ان يذكر عنوان الرسالة و الموضوع و الخاتمة و التي بها يحدد الهدف من الرسالة وبإيجاز

3.    كتابة المذكرات عند كتابة المذكرات يجب ان يراعى

اولا العناصر الشكلية و المتمثلة

·        اسم المرسل اي اسم جهة الرسالة و احيانا يكون على شكل لوكو ثابت

·        الجهة المرسل اليها اي المتلقي ويكتب في الوسط

·        موضوع الرسالة اسفل اسم الجهة المرسل اليها

·        المسؤول عن اعداد المذكرة و تكتب كامل بياناته في نهاية الموضوع

ثانيا العناصر الموضوعية و التي يجب ان

·        تحتوي على معلومات دقيقة تعبر عن الموضوع

·        سلامة اللغة و وضوحها و بساطتها

·        شمولية موضوع المذكرة لكافة جوانب الموضوع

·         التأكد من خلوها من الاخطاء المطبعية و النحوية

4.    كتابة التقارير

التقرير هو فن من الفنون التعبيرية التحريرية و من اهم الوسائل للاتصال بين الادارات المختلفة مع الادارة العليا في العلاقات العامة و يختلف عن المذكرة كونه يتضمن عدة موضوعات اما المذكرة فتشمل موضوع واحد هذا اولا وثانيا تتطلب كتابة و اعداد التقرير لوقت اطول و معلومات اكثر كون التقرير يعتبر عرض حيوي للموضوع ويهدف الى توصيف شامل له مبينا اسبابه و تطوراته و من ثم يعرض و جهات النظر المختلفة الخاصة به و مقترحات سبل و عرض نتائجه . و غالبا ما يكون التقرير دراسة لظاهرة عامة يتطلب الامر فهم ابعادها و العمل مواجهتها اما بالتطوير و القضاء عليها وغالبا ما يكون بتكليف من الادارة العليا لجهة محددة او للجنة يتم تشكيلها لإعداد التقرير

كون التقرير يساعد في

- فهم ابعاد الظاهرة

- دراسة سبل اتخاذ القرارات بشأنها

- التعرف على وجهات النظر المختلفة

- تسجيل ابعاد الظاهرة كمرجع علمي و عملي

ولهذا يتطلب ذلك

دقة في جمع المعلومات

الموضوعية في الطرح و التحليل

الصدق في عرض النتائج و التوجيهات

انواع التقارير

1.    تقارير اخبارية و اعلامية  هدفها احاطة المتلقي بالموضوع مكان التغطية مما يسهل عليه فهم ابعاده متل تقارير الانتاج و المبيعات و التقارير المالية و التقارير الخاصة بسياسة المؤسسة

2.     التقارير التحليلية  و تشمل التقارير التي تفسر البيلتان و تحللها من اجل اتخاذ القرارات و الخطوات في ضوء البدائل التي يطرحها التقرير

3.    التقارير الدورية بعضها يكون منتظم كالتقارير اليومية و الاسبوعية و الشهرية و هناك تقارير غير منتظمة لكنها مرتبطة بأنشطة معينة

عناصر التقرير

كما في بقية الفنون التحريرية الاخرى بعد العنوان تشمل على

-         المقدمة و تشمل اسباب و حدود نطاق التقرير و اساليب جمع البيانات

-         موضوع التقري  او جسم الموضوع و يتضمن عرض المعلومات و تحليلها و ربطها بدراسات اخرى

-         النتائج و التوصيات و الخلاصة

-         الملاحق و تشمل الوثائق و القوانين و البيانات التفصيلية

كتابة الخطابة و تشمل :

خطب الادارة العليا للمؤسسة

خطب بعض المسؤولين من خارج و داخل المؤسسة

صياغه الخطبة  تتطلب معرفة و تحديد الاسس التالية

-         هدف الخطبة

-         موضوع الخطبة

-         المبادئ العامة و الافكار الرئيسية

-         الوقت الذي تستغرقه الخطبة على ان لا تتجاوز ال 20 دقيقة

عناصر الخطبة و تتكون من

-         المقدمة و تتضمن الترحيب و المناسبة

-         الافكار الرئيسية و تشمل ترتيب العناصر و ربطها ببعض

-         الخاتمة و تتضمن التحية و التمنيات لهم بالتوفيق

و هناك اسلوب خاص بألقاء الخطبة و هو تحديد التوقفات بين الفقرات لالتقاط الانفاس

و النظر للمستمعين لتحقيق الاتصال الفعال و استخدام لبعض الايماءات الجسدية  كحركة اليد و الاشارات للفت الانتباه و التأكيد  النطق السليم لمخارج الحروف و الكلمات

د أقبال المؤمن